Función notarial

Servicios notariales en Costa Rica

Un instrumento notarial bien preparado no empieza en la firma. Empieza por comprender qué se quiere lograr, verificar la documentación y la situación del bien o derecho, y formalizar el acto de la manera que corresponde. El Lic. Juan José Acuña Brenes es abogado y notario público incorporado al Colegio de Abogados y de Abogadas de Costa Rica.

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Qué hace un notario

La función notarial no se reduce a firmar documentos. Según el acto de que se trate, puede comprender la verificación de quienes comparecen y de las facultades con que actúan, la revisión de la documentación y, cuando existe un bien involucrado, de la información relevante disponible, así como la preparación y explicación del instrumento que se otorgará.

Eso da seguridad jurídica al acto, aunque no significa que ninguna operación pueda discutirse después. Un trabajo documental riguroso reduce ese riesgo; no lo elimina.

Compraventa y traspaso de fincas

Hipotecas y otros actos de garantía

Donaciones de bienes inmuebles

Segregaciones y reuniones de fincas, según el caso y los requisitos técnicos y profesionales correspondientes

Compraventa y traspaso de vehículos

Gravámenes y limitaciones sobre vehículos

Documentación del traspaso y presentación registral, cuando corresponda

Constitución de sociedades anónimas y de responsabilidad limitada

Modificación de estatutos y otros actos societarios

Protocolización de actas de asamblea

Nombramientos y certificaciones de personería jurídica, cuando corresponda

Poderes generales y generalísimos

Poderes especiales para actos determinados

Revocatoria de poderes otorgados

Actas notariales

Declaraciones juradas

Autenticación de firmas, cuando corresponda

Protocolización de documentos

Testamentos otorgados ante notario

Contratos que deban o convenga formalizarse mediante instrumento notarial

Otros actos notariales, previa revisión del caso

Identificación de las partes

Verificar quién comparece y en qué calidad lo hace.

Personerías y facultades

Cuando alguien actúa por otro o por una sociedad, revisar que cuente con facultades suficientes.

Revisión registral

Consultar la situación del bien o derecho en el registro correspondiente.

Antecedentes del bien

Gravámenes, anotaciones, limitaciones y demás información que conste.

Verificación de documentos

Confirmar que la documentación aportada esté completa y sea la que el acto requiere.

Voluntad de las partes

Precisar qué desean realmente convenir, que no siempre coincide con lo que se pidió inicialmente.

Explicación del instrumento

Exponer el contenido y los efectos de lo que se va a firmar, antes de firmarlo.

Preparación del documento

Redacción del instrumento conforme al acto y a la documentación revisada.

Firma y autorización

Comparecencia de las partes y autorización del instrumento por el notario.

Seguimiento registral

Presentación y seguimiento ante el registro, cuando el acto lo requiere.

Dos funciones distintas

Documentar el acto y entender sus consecuencias

Algunas operaciones no se resuelven documentando lo que las partes piden. Antes hay que comprender qué efectos produce lo que van a firmar: cómo queda el patrimonio, qué obligaciones se asumen, qué ocurre si una parte no cumple.

El Lic. Juan José Acuña Brenes ejerce como Abogado y Notario Público. La formación jurídica permite comprender y explicar las consecuencias del acto que se documenta; al ejercer la función notarial, su actuación se desarrolla conforme a los deberes propios de esa función.

Sobre la imparcialidad

Conviene ser claro en algo. Al ejercer la función notarial, el notario actúa conforme a los deberes propios de esa función: verifica, documenta con precisión y explica a todos los comparecientes el contenido y los efectos del instrumento. No actúa como representante de los intereses de una de las partes.

Cuando alguien necesita asesoría dirigida a defender su posición particular en una operación, eso corresponde al ejercicio de la abogacía, que es una actuación distinta. En la consulta se le indica cuál de las dos necesita.

Quién otorga el instrumento

Lic. Juan José Acuña Brenes

Abogado y notario público en Costa Rica, carné 32875 del Colegio de Abogados y de Abogadas de Costa Rica. Director de AB Legal Abogados.

Su ejercicio como abogado aporta al trabajo notarial una perspectiva jurídica complementaria para comprender las consecuencias de los actos y procurar una documentación clara y precisa.

Usted trata directamente con el notario que otorga el instrumento, y se le explica el contenido y los efectos antes de la firma, no durante.

Datos profesionales

Depende del acto. Un traspaso de inmueble requiere documentación distinta a un poder o a un acta. En general se parte del documento de identidad de quienes comparecen y de la documentación del bien o derecho involucrado; el resto se precisa una vez que se conoce el trámite. Por eso conviene consultar antes de reunir papeles.

No. Muchos acuerdos son válidos sin intervención notarial. Hay actos para los que el ordenamiento exige una formalidad determinada, y otros en los que, sin exigirla, la escritura conviene por la seguridad que aporta y por la posibilidad de inscribirlos. Determinar en qué caso está su operación es parte de la consulta.

La situación registral de la finca, los gravámenes y anotaciones que consten, las limitaciones que pesen sobre ella, la identidad y facultades de quien vende y la documentación del bien. La revisión registral permite conocer la información que consta sobre el inmueble y constituye un elemento relevante antes de formalizar la operación. Dependiendo del caso, pueden existir además aspectos físicos, municipales, contractuales o de otra naturaleza que requieran revisión adicional.

Por lo general el documento de identidad de las partes y la documentación del vehículo. Antes de la firma se revisa la información registral disponible sobre el vehículo, ya que pueden existir gravámenes, limitaciones u otras circunstancias que incidan en la operación. Los requisitos aplicables se confirman según el caso.

Es un instrumento en el que el notario deja constancia de hechos, situaciones o circunstancias que puede percibir o documentar conforme a derecho. Sirve para registrar de manera formal algo que ocurre o que se comprueba en un momento determinado. No sustituye una pericia técnica ni una decisión judicial, y el valor que se le dé en un proceso corresponde a la autoridad que lo valore.

Para que otra persona pueda actuar en su nombre dentro de los límites que usted defina. Hay poderes amplios y poderes para un acto concreto, y la elección no es menor: un poder más extenso de lo necesario otorga facultades que quizá no quería conceder. Conviene definir el alcance antes de otorgarlo.

Sí, el otorgamiento de testamento ante notario está previsto en nuestro ordenamiento. Las condiciones aplicables se revisan y se explican en la consulta antes de proceder.

Cuando el instrumento requiere inscripción, se presenta ante el registro correspondiente para su calificación. La firma del instrumento no equivale por sí sola a su inscripción y, durante la calificación, pueden surgir observaciones que deban atenderse.

No. Al ejercer la función notarial, el notario actúa conforme a los deberes propios de esa función y no como representante de los intereses de una de las partes. Su trabajo es verificar, documentar con precisión y explicar a todos los comparecientes el contenido y los efectos de lo que firman. Cuando alguien necesita asesoría dirigida a defender su posición particular, eso corresponde al ejercicio de la abogacía, que es una actuación distinta.

El costo de un trámite notarial depende del acto que deba formalizarse y de los conceptos aplicables en cada caso. Antes de proceder se puede informar al cliente sobre los honorarios y gastos correspondientes.

Sí. Revisar previamente un documento permite comprender qué se está acordando, las obligaciones que se asumen y los efectos jurídicos relevantes, así como identificar puntos que convenga aclarar o precisar antes de otorgar el instrumento.

Si alguna de las personas involucradas se encuentra fuera de Costa Rica, conviene revisar previamente el acto que se pretende formalizar para determinar las alternativas jurídicamente disponibles.